Клэр Лью (Clair Lew) — CEO сервиса Know Your Team, который в своё время отпочковался от команды Basecamp.

В прошлом году я несколько месяцев тестировал сервис и пытался приложить его на текущую команду и процессы. Сервис не плохой, но совпадения не случилось. Было очень круто, что после отмены подписки Клэр написала личное письмо с вопросами. И потом отреагировал внятным ответам на фидбек.

Know Your Team, как очевидно из названия, имеет перекос в то, что иногда называется пипл-менеджмент, но приятнее звучит как работа с людьми.

Про воркшоп об управлении удалённой командой узнал из email-рассылки сервиса. Он открыт и бесплатен, вместе с небольшой методичкой. Несмотря на обилие и засилие сейчас курсов/постов/лекций/советов по удалённой работе и моё обильное их игнорирование, этот чем-то зацепил. Сам я практикую удалённую работу уже больше 10 лет с разной степенью интенсивности.

Ключевые идеи

“Remote work has less to do with the tools and more to do with effective management practices”

— Dame Stephanie Shirley, цитата из презентации Клэр

  1. Асинхронность — самый важный и при этом недооценённый бонус удалённой работы. При этом самый нетривиальный в настройке. Менее реактивная коммуникация даёт возможность фокусироваться на задачах и думать.
  2. Удалённо работать можно только на доверии. Трекинг и микроменеджмент это убивают. Тащат понятная трансляция ожиданий в одну сторону и прозрачный прогресс (в идеале автоматический) в другую сторону.
  3. Настроенные процессы очень важны. Начать с базы: док-методичка «как мы работаем», правила коммуникации, вопросы по таймзонам и ожиданиям по времени вообще. Дальше подкручивать.
  4. Уделить внимание социальным связям. По сути офисные неформальные коммуникации надо адаптировать для удалённой работы. Потому что работа это огромная часть жизни людей, и это не только про «фигачить», но и про коммуникацию.
  5. Встречи один-на-один: не превращать в сверку по текущему статусу, а стараться раскрыть потенциал или потенциальные проблемы. Регулярность встреч решает.

Конспект

  1. asynchronous writing
    • default communication
    • change
      • announcement -> memo
      • project kick-off -> long-form message
      • decision discussion -> long-form message
      • question -> message
    • advantages
      • more time to triage
        • more time to think
        • most important vs most urgent
      • less reactive culture
        • thoughtful decisions
        • more transparency of info
      • higher quality output + calmer work environment
      • useful info should have url
  2. trust
    • trust, not tracking, engenders productivity
    • the pressure we apply is a reaction to a construct of control
    • avoid micromanagement
      • “just checking in”
      • “here’s how I would do it”
    • take that pressure off
      • offer grace and kindness
      • make it clear what’s expected
      • automated way to share progress
      • regular 1:1
  3. process
    • Prioritise a process
    • Timing is everything
    • Q’s about timing in diff situations (including timezone, being sick etc)
    • “Quiet” is a collaboration process
    • match the message to the channel
    • “How we work” Doc
    • “Communication Cheat Sheet”
    • embed empathy
    • be patient in figuring out right process
  4. Social Connection
    • get intentional about social connection
    • loneliness is a real problem
    • ditch dull icebreakers for dynamic ones
    • “Buddy System”
    • scheduled non-work related video chats
    • dedicated non-work communication channel
  5. 1:1 Meetings
    • invest in + leverage
    • #1 purpose — uncover potential issues
    • don’t make it a status update
    • set a regular cadence (regular meetings are important)
    • prepare 5-10 questions, have agenda
    • camera on — positive body language

Tips:

  • set your employees up for success
  • give them and yourself a time
  • effective leadership, at its core, is a unit of modeling